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Sechs hilfreiche Tipps für produktivere Online-Meetings

In den vergangenen Wochen haben wir uns intensiv mit Remote Work und der digitalen Welt beschäftigt. Dabei haben wir vor allem thematisiert, was sich in den letzten Monaten im Homeoffice verändert hat. In diesem Zusammenhang haben wir uns die Vor- und Nachteile dieser Situation vor Augen geführt. Dabei kam unter anderem heraus, dass bei der Arbeit von zu Hause oftmals die Produktivität leidet.

Selbstverständlich ist dies teilweise der Umgewöhnung geschuldet und bedeutet auch nicht, dass man dem Ganzen nicht entgegenwirken kann. Aus diesem Grund möchten wir Euch in dem heutigen Beitrag einige Tipps mit auf den Weg geben, die Euch dabei unterstützen sollen, Eure Online-Meetings produktiver und angenehmer gestalten zu können.

• Vermeidet technische Komplikationen durch geeignete Software!

Bevor wir auf die zwischenmenschlichen Aspekte und das Meeting per se eingehen, sollten wir uns den technischen Gegebenheiten widmen. Denn je nach dem Arbeitsumfeld unterscheiden sich eben auch die technischen Kompetenzen unserer Arbeitskollegen. Nicht jeder verfügt über eine breit gefächerte technische Affinität. Demnach sollte eine geeignete Software bereitgestellt werden, die es jedem ermöglicht, ohne Restriktionen und Schwierigkeiten an den Meetings teilnehmen zu können.

Auf LinkedIn haben wir Euch bereits einige interessante Kommunikations- & Kollaborationstools empfohlen. Darunter waren auch einige Programme vertreten, die über eine einfache Benutzeroberfläche verfügen. Schaut daher gerne mal auf unserem Unternehmensprofil vorbei: https://www.linkedin.com/company/ec3l/posts/?feedView=all&viewAsMember=true

Abgesehen von der verwendeten Software gibt es einige weitere Grundvoraussetzungen, die erfüllt sein sollten. Eine gewisse technische Grundausstattung ist notwendig. Darunter fällt eine stabile Internetverbindung, ggfs. eine Webcam und insbesondere ein akzeptables Mikrofon.

Denn Störgeräusche und eine lausige Sprachqualität in einem längeren Meeting sorgen für Unzufriedenheit und keine angenehme Atmosphäre! 

• Gute Agenda = Mehr Engagement!

Um in Euren Meetings keine Zeit zu vergeuden, gilt es bestimmte Rahmenbedingungen zu beachten. Hilfreich sind vor allem eine klare Meeting-Struktur und eine grundsätzliche gute Vorbereitung. Auf diese Weise könnt Ihr Eure Zeitfenster im Griff behalten. Definiert hierfür eine klare Agenda. 

Handelt es sich um bedeutsame Meetings, bei denen durch die Kommunikation miteinander wichtige Entscheidungen bzw. Planungen getroffen werden sollen, so bietet es sich an, die Agenda den Teilnehmer*innen im Voraus zukommen zu lassen. Dadurch können diese sich einerseits besser auf das Gespräch vorbereiten, was das Engagement im Meeting steigert und andererseits ein flüssiger Ablauf ermöglicht werden.

• Nutzt ein durchdachtes Zeitmanagement!

In Kombination mit einer guten Vorbereitung und Strukturierung solltet Ihr ein konkretes Zeitfenster definieren, um das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren. Normalerweise liegt die Aufmerksamkeitsspanne im virtuellen Raum bei um die 60 – 90 Minuten. Das bedeutet, dass Ihr als Moderierende*r noch präsenter sein müsst, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen aufrecht zu erhalten. Dabei solltet Ihr nicht nur die Teilnehmer durch den Termin führen, sondern diese aktiv mit einbeziehen. 

Wenn das inhaltliche Volumen dennoch einmal zu groß sein sollte, so ist es ratsam, das Gespräch zu segmentieren oder auf den Kern herunterzubrechen. 

• Vermeidet einseitige, monotone Gespräche und Präsentationen!

Zu Hause ist die Ablenkung größer als im Büro. Das wirkt sich logischerweise auch auf die Konzentration aus. Gerade dadurch, dass man unbeobachtet bleibt, besteht oftmals leichter die Möglichkeit, den Fokus zu verlieren und die Zeit in den Meetings anderweitig zu überbrücken – vor allem wenn das Gespräch einseitig stattfindet. Daher ist es zu empfehlen, die Besprechung interaktiv zu gestalten und zu versuchen, alle Teilnehmenden mit einzubinden. Begeisterung lässt sich hier beispielsweise durch visuelle Grafiken und Animationen erzeugen oder auch durch Brainstorming oder kurzen Small Talk wecken. Bringt an dieser Stelle auch gerne Euren Charakter mit ein, um einer langweiligen, monotonen Konferenz entgegenzuwirken. 

Sorgt für Interesse und Spaß – denn dadurch gehen alle energiegeladener aus dem Termin!

• Legt Kommunikationsregeln fest!

Insbesondere bei einer größeren Anzahl an Teilnehmenden kann es des Öfteren vorkommen, dass hitzig diskutiert wird. Daher ist es keine Seltenheit, dass unweigerlich durcheinandergeredet wird. Auf Dauer kann dies für viele Teilnehmer*innen anstrengend wirken und dazu führen, dass sie sich im Verlauf ruhiger verhalten und seltener zu Wort kommen. Dabei können interessante Meinungen oder Denkanstöße verloren gehen, was wiederum schade ist.

Aus diesem Grund solltet Ihr feste Kommunikationsregeln festlegen, welche die Kommunikation erleichtern. Durch klare Signale kann Ordnung geschaffen und ein angenehmer Austausch ermöglicht werden.

Hierfür eignet sich die nonverbale Kommunikation, indem man beispielsweise die Hand hebt. Zusätzlich bieten zahlreiche Kommunikationstools vorteilhafte Funktionen an, die es einem noch einfacher machen. WebEx verfügt z. B. über eine Funktion, bei der eine Wortmeldung durch nur einen Knopfdruck der Teilnehmer*innen signalisiert werden kann.

• Kommunikation & Ehrlichkeit!

Wir haben nun festgestellt, dass eine wechselseitige Kommunikation die Konzentration und Produktivität fördert. Nutzt diese Chance ebenfalls, um direkt im Anschluss an ein Meeting Feedback von den Teilnehmer*innen einzuholen.

Dadurch könnt Ihr erfahren, welche Aspekte verbesserungswürdig sind, um zukünftige Sitzungen noch effizienter zu gestalten!

Ein zweiter wichtiger Punkt beim Thema Kommunikation ist es, dass allen Teilnehmenden bewusst ist, dass sie ihre eigene Meinung jederzeit vertreten sollten. Denn am Ende des Tages profitieren alle von breitem Input und verschiedenen Blickwinkeln.

Fassen wir zusammen: Online-Meetings haben andere Anforderungen bei der Durchführung als Präsenzveranstaltungen. Die soziale Nähe fehlt und technische Mindestanforderungen sind notwendig. Trotzdem solltet Ihr darauf achten, eine wechselseitige Kommunikation zu ermöglichen und die Anwesenden aktiv miteinzubeziehen.

An unserer Kommunikation können wir ein Leben lang arbeiten – und das gilt auch für Online-Meetings. 

Wir freuen uns über Tipps, Infos und Hinweise, was wir in unserem Blog aufgreifen sollten. Schreibt uns eure Vorschläge ganz klassisch per E-Mail an Blog@ec3l.com